مثلا هناك شواهد لا تموت ابدا مع الوقت ولا تتغير كشهادة الازدياد. فلماذا تطلب الإدارة هذه الوثيقة مرارا وتكرار بل يكفي ان تطلبها مرة واحدة في عمر صاحبها ثم تخزن في معطيات الإدارة على شكل PDF. وهناك امثلة عديدة محدودة المدة كالبطاقة الوطنية للتعريف التي مدتها عشر سنوات و الجوازات وووو.